Der Webauftritt der Druckerei soll Kompetenz unter Beweis stellen und zu den eigenen Dienstleistungen hinführen. Das kann die Know-how-Vermittlung sein, zum Beispiel in Bezug auf Veredelungen und Verarbeitungsvarianten, die Kalkulation von komplexen Drucksachen, das Bereitstellen von Designvorlagen oder der Versand von Mustermappen. Erfahrungen in der Praxis zeigen, dass Webauftritte mit nützlichen Inhalten eine wichtige „Sprungbrett"-Funktion erfüllen und viele Neukundenkontakte entstehen.
Auch eine kleine „Demoanwendung" mit einer individualisierbaren Visitenkarte zeigt bereits, dass der Anbieter praktisch umsetzen kann, was er anbietet. Diese Funktion erfüllen ebenso offene Webshops, deren Aufbau sich auch dann rechtfertigen kann, wenn die Druckerei ein kombiniertes Angebot von beratungsintensiver „klassischer Einzelfertigung" plus der Möglichkeit eines 24-Stunden-Service für Standarddrucksachen in einem offenen Webshop bieten möchte. Je höher der Anspruch an die „Reichweite" ist, desto mehr muss dann in Suchmaschinen-Optimierung und Online-Marketing investiert werden.
Für geschlossene Geschäftskunden-Webportale gibt es wiederum verschiedene Möglichkeiten. Stammkunden können in login-geschützten Bereichen Aufträge nachbestellen, Lagerbestände abrufen oder innerhalb des kundenspezifischen Angebots Produkte kalkulieren und Druckdateien zum Druckdienstleister hochladen. Bei Produkten mit einer hohen Bestellhäufigkeit werden Corporate-Design-konforme Vorlagen bereitgestellt, die von den Mitarbeitern des Unternehmens individualisiert und bestellt werden.
In Unternehmen, also den Druckereikunden, begegnet man hin und wieder dem „Irrtum", das angebotene B2B-Portal der Druckerei sei im Prinzip das Gleiche wie das Angebot einer der großen Onlinedruckereien. Und deshalb wolle man für diesen „Service" natürlich auch nicht bezahlen, denn für die Nutzung des Zugangs bei einer Onlinedruckerei würden ja auch keine Kosten anfallen. Hierauf ist es wichtig zu argumentieren, dass es sich bei einem B2B-Portal um ein kundenindividuelles Angebot handelt, das auf die Geschäftsabläufe und Werbemittel des Kunden angepasst wird.
Druckereien, die geschlossene Webportale für ihre Kunden betreiben, sind nicht mehr so leicht austauschbar und die Akquisition von Druckaufträgen wird erleichtert. Ein weiteres wichtiges Ziel ist die Konzentration von Druckaufträgen durch die Zusammenführung von Bestellungen eines Unternehmens, die ohne Web-to-Print-System dezentral gedruckt und separat abgewickelt wurden, z. B. von Niederlassungen eines Unternehmens. Für den Druckereikunden ergeben sich Zeit- und Kosteneinsparungen aus einer Verminderung des administrativen Aufwandes und durch einfache Abläufe für die Bestellung von Standarddrucksachen. Weitere Vorteile bestehen für Unternehmen durch den Web-to-Print-Einsatz in Verbindung mit Digitaldruck, wenn Lagerkosten verringert oder Lager sogar vollständig abgeschafft werden können. Auch bietet die bedarfsorientierte Produktion aktueller Drucksachen Wettbewerbsvorteile.
Bedenken sollten Druckdienstleister allerdings, dass es sich bei Web-to-Print-Systemen nicht einfach um den „verlängerten Arm" einer Druckmaschine handelt, sondern um IT-Lösungen, für deren Pflege intern Ressourcen bereitgestellt werden müssen. Das betrifft vor allem den personellen Bereich, die System-Administration und Kundenbetreuung. Die technische Seite kann in der Regel zum Systemanbieter hin „ausgelagert" werden, der in einem sogenannten „Cloud-Betrieb" die komplette IT-Infrastruktur bereitstellt.
Die Einführung von Web-to-Print als Vertriebskanal und in das Portfolio einer Druckerei erfordert eine strategische Entscheidung – und bietet die Chance, zu den Druckereien zu gehören, die durch zeitgemäße Online-Services konkurrenzfähig bleiben.
Ira Melaschuk ist Inhaberin von Melaschuk-Medien und bietet anbieterneutrale Beratungen, Seminare und Workshops mit dem Schwerpunkt Web-to-Print und Web-to-Publish. Zu den Leistungen gehören die Systemauswahl, Prozess-Optimierung und Projektbegleitung. Zielgruppen von Melaschuk-Medien sind Unternehmen aus Industrie, Handel, öffentliche Einrichtungen sowie Druck- und Mediendienstleister. Die von Melaschuk-Medien herausgegebene Marktübersicht Web-to-Publish-Systeme wurde 2013 mit dem Innovationspreis-IT der Initiative Mittelstand ausgezeichnet.
